Krajowy System e-Faktur (KSeF) opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Podatnik może korzystać z KSeF w celu przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Podmioty działające w imieniu podatnika w systemie muszą posiadać odpowiednie uprawnienia, na przykład biura rachunkowe lub wyznaczone osoby fizyczne.

Szczegółowa lista osób i podmiotów uprawnionych do działania w KSeF znajduje się na stronie: link do strony z listą uprawnionych, a także w dwóch dokumentach:

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Dz.U. 2021, poz. 2481: link do rozporządzenia
  2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 sierpnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Dz.U. 2023 poz. 1760: link do zmienionego rozporządzenia

Uwierzytelnienie może odbywać się poprzez:

Wszelkie operacje związane z nadawaniem, zmianami i odebraniem uprawnień w KSeF wymagają podania danych takich jak numer NIP, PESEL, dane osobowe oraz numer dokumentu tożsamości, potwierdzających tożsamość zgłaszającego. Podmioty i podatnicy, którzy nie posiadają możliwości takiego uwierzytelnienia, muszą złożyć w formie papierowej zgłoszenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w sprawie nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF według określonego wzoru.

Aby uzyskać dostęp do faktury w KSeF, konieczne jest podanie:

Poprzez podanie powyższych danych użytkownik otrzymuje odpowiedni certyfikat niezbędny do autoryzacji.

Dokumentacja w Krajowym Systemie e-Faktur obejmuje:

Możliwe jest również przesyłanie faktur dla kontrahentów zagranicznych, przy czym odbiorcy tych faktur nie są zobowiązani do pobierania ich z KSeF. Natomiast sprzedający jest zobowiązany do ich wysyłania.

Platforma KSeF nie przyjmuje: