Krajowy System e-Faktur (KSeF) opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Podatnik może korzystać z KSeF w celu przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Podmioty działające w imieniu podatnika w systemie muszą posiadać odpowiednie uprawnienia, na przykład biura rachunkowe lub wyznaczone osoby fizyczne.
Szczegółowa lista osób i podmiotów uprawnionych do działania w KSeF znajduje się na stronie: link do strony z listą uprawnionych, a także w dwóch dokumentach:
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Dz.U. 2021, poz. 2481: link do rozporządzenia
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 sierpnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Dz.U. 2023 poz. 1760: link do zmienionego rozporządzenia
Uwierzytelnienie może odbywać się poprzez:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny,
- Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną,
- Podpis zaufany,
- Wygenerowany przez KSeF ciąg znaków alfanumerycznych (po uprzednim uwierzytelnieniu) przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego.
Wszelkie operacje związane z nadawaniem, zmianami i odebraniem uprawnień w KSeF wymagają podania danych takich jak numer NIP, PESEL, dane osobowe oraz numer dokumentu tożsamości, potwierdzających tożsamość zgłaszającego. Podmioty i podatnicy, którzy nie posiadają możliwości takiego uwierzytelnienia, muszą złożyć w formie papierowej zgłoszenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w sprawie nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF według określonego wzoru.
Aby uzyskać dostęp do faktury w KSeF, konieczne jest podanie:
- Numeru faktury nadanej w KSeF,
- Numeru faktury wystawionej przez przedsiębiorcę lub osobę fizyczną,
- Numeru NIP lub innego identyfikatora nabywcy,
- Imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy,
- Kwoty należności ogółem.
Poprzez podanie powyższych danych użytkownik otrzymuje odpowiedni certyfikat niezbędny do autoryzacji.
Dokumentacja w Krajowym Systemie e-Faktur obejmuje:
- Faktury sprzedaży,
- Faktury VAT marża,
- Faktury zaliczkowe,
- Korekty do powyższych dokumentów.
Możliwe jest również przesyłanie faktur dla kontrahentów zagranicznych, przy czym odbiorcy tych faktur nie są zobowiązani do pobierania ich z KSeF. Natomiast sprzedający jest zobowiązany do ich wysyłania.
Platforma KSeF nie przyjmuje:
- Faktur wystawionych podczas awarii KSeF,
- Faktur anulowanych,
- Faktur pierwotnych,
- Not korygujących,
- Faktur RR i korekt do nich.